vietato il check-in da remoto per hotel e b&b – ASSODIGITALE.IT #finsubito finanziamenti e gestione bed & breakfast

Affitti brevi e check-in in hotel e b&b in Italia

Una nuova normativa sta modificando il panorama del settore degli affitti brevi in Italia, imponendo requisiti più stringenti per il check-in nelle strutture ricettive, come hotel e bed & breakfast. In particolare, il ministero dell’Interno ha emanato una circolare che obbliga il controllo fisico dei documenti di identità degli ospiti, anche per le prenotazioni effettuate attraverso piattaforme popolari come Airbnb e Booking.com. L’esigenza di questa misura è in gran parte motivata dalla necessità di garantire la sicurezza pubblica, poiché le autorità devono poter monitorare il movimento delle persone che alloggiano in queste strutture.

Le procedure attuate finora, che permettevano di effettuare check-in mediante sistemi automatizzati come le keybox, ora non possono più considerarsi sufficienti. Tale evoluzione rappresenta un cambio di paradigma significativo nel mercato, poiché queste tecnologie avevano reso più agevole l’accesso agli alloggi per i turisti, eliminando la necessità di interazione fisica. D’ora in poi, ogni ospite dovrà essere identificato di persona, e ciò comporterà un aumento delle responsabilità per i gestori delle strutture ricettive, che dovranno garantire la presenza di un membro dello staff in grado di effettuare questo controllo al momento dell’arrivo.

Disposizioni del ministero dell’Interno

La recentissima circolare diramata dal ministero dell’Interno fornisce un quadro normativo chiaro e volto a garantire una maggiore sicurezza all’interno delle strutture ricettive italiane. Questa regolamentazione si applica a tutti gli operatori del settore, che siano hotel tradizionali o strutture di affitti brevi. Essa stabilisce che l’identificazione dei clienti deve avvenire esclusivamente tramite un incontro fisico, dove un rappresentante della struttura verifica un documento d’identità valido. L’intento di questa disposizione è, senza ombra di dubbio, quello di assicurare che le autorità di pubblica sicurezza possano svolgere efficacemente il loro compito di monitoraggio degli ospiti.

In particolare, la comunicazione dei dati degli alloggiati dovrà avvenire entro 24 ore dall’arrivo dei clienti. Tuttavia, ciò dovrà seguire una “compituta identificazione”, che è da intendersi come verifica non solo della documentazione, ma anche della corrispondenza tra la persona presente al check-in e il documento esibito. Queste disposizioni hanno significative ripercussioni sulle pratiche precedentemente adottate, in particolare per quanto riguarda i sistemi di check-in automatico, che non garantiranno più il livello di sicurezza richiesto.

Il ministero ha chiarito che, sebbene l’uso di tecnologie digitali per la raccolta anticipata dei dati degli ospiti rimanga consentito, questa modernizzazione non può sostituire l’obbligo della verifica in presenza. Si stabilisce così un bilanciamento tra l’innovazione tecnologica e le necessità di sicurezza pubblica, una condizione necessaria per preservare la fiducia nelle imprese operanti nel settore turistico.

Obblighi di identificazione dei clienti

In base alla recente circolare emanata dal ministero dell’Interno, gli obblighi relativi all’identificazione degli ospiti nelle strutture ricettive sono stati sottolineati con chiarezza. Ogni struttura, sia essa un hotel o un bed & breakfast, deve garantire che l’identità di ciascun cliente sia verificata attraverso un incontro fisico. La normativa stabilisce che la semplice raccolta delle informazioni tramite registrazioni online non è sufficiente; è imperativo che gli ospiti siano identificati di persona.

Il documento specifica che il controllo deve avvenire “in presenza”, il che implica che gli operatori devono verificare l’identità attraverso un documento valido che dimostri l’effettiva corrispondenza tra i dati forniti e la persona che si presenta per il check-in. Questo passaggio è cruciale per garantire la sicurezza all’interno delle strutture, poiché consente alle autorità di monitorare e registrare gli alloggiati, in ottemperanza al Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (Tulps).

In caso di rifiuto da parte dell’ospite di esibire un documento identificativo valido, le strutture hanno l’obbligo di negare l’accesso all’alloggio. Pertanto, i gestori dovranno predisporre un sistema che garantisca la presenza di personale qualificato in grado di effettuare queste verifiche al momento dell’arrivo, evitando situazioni di incertezza o di non conformità alle nuove disposizioni legislative.

Modalità di verifica dell’identità

La circolare emessa dal ministero dell’Interno fornisce indicazioni dettagliate su come deve avvenire la verifica dell’identità degli ospiti nelle strutture ricettive. È specificato che il controllo non può limitarsi a una semplice raccolta di dati attraverso moduli online; viene invece richiesto un confronto diretto tra il documento d’identità presentato dall’ospite e i suoi tratti somatici. Questo processo è fondamentale per garantire la corrispondenza tra l’identità reale della persona e l’informazione fornita in fase di prenotazione.

Il documento d’identità principale da esibire è la carta d’identità, ma anche altri documenti di riconoscimento possono essere accettati, purché siano considerati equivalenti. È cruciale che il personale di controllo sia formato adeguatamente, in modo da effettuare una verifica accurata e tempestiva. La circolare chiarisce che il rifiuto da parte dell’ospite di fornire un documento valido deve comportare il rifiuto stesso dell’accesso all’alloggio.

In pratica, l’approccio prevede che prima di ogni registrazione e comunicazione alla questura, il personale della struttura debba eseguire una “sommaria verifica della corrispondenza”. Questa non è solo una prassi burocratica, bensì un imperativo di sicurezza che permette di tenere sotto controllo il movimento degli alloggiati e garantire la sicurezza pubblica. Il ministero, dunque, sta fungendo da garante per un sistema che migliori il monitoraggio delle strutture ricettive e dei loro ospiti.

Impatto sulle piattaforme di affitto breve

Le nuove normative introducono sfide significative per le principali piattaforme di affitto breve come Airbnb e Booking.com, poiché la necessità di un’identificazione fisica degli ospiti altera radicalmente le modalità operative del settore. In precedenza, molte strutture facevano affidamento su metodi di check-in completamente digitalizzati, che facilitavano un’assenza di interazione tra gli ospiti e il personale. Questa nuova regolamentazione obbliga i gestori a rivalutare i loro processi, creando potenziali ritardi e aumentando i costi operativi.

Le piattaforme stesse potrebbero dover implementare nuove misure per conformarsi alla normativa, rendendo necessarie modifiche nei sistemi di prenotazione per garantire che ogni struttura registri correttamente il check-in fisico. Inoltre, dovranno fare i conti con un possibile calo dell’attrattiva per i turisti che preferiscono procedure rapide e senza complicazioni. La maggiore difficoltà di accesso alle strutture potrebbe portare a un impatto negativo sulla competitività di questi affitti rispetto alle opzioni di alloggio più tradizionali, come gli hotel.

Affinché i gestori delle strutture possano affrontare efficacemente la situazione, è fondamentale che ci sia un adeguato supporto e coordinamento con le piattaforme di affitto. Dovrebbero collaborare per implementare sistemi che siano in grado di gestire senza intoppi la transizione verso questi nuovi obblighi, minimizzando il rischio di incomprensioni o non conformità alle normative vigenti. È chiaro che un’adeguata formazione del personale e l’uso di tecnologie per facilitare l’incontro fisico all’arrivo diventano risorse imprescindibili nel nuovo contesto normativo.

Possibilità del check-in digitale

Nonostante la recente circolare del ministero dell’Interno stabilisca l’obbligo di identificazione fisica degli ospiti, essa non ha completamente escluso l’utilizzo di sistemi di check-in digitale. Questi strumenti, che consentono la raccolta preliminare delle informazioni degli ospiti, rimangono consentiti, purché accompagnati dalla successiva verifica in presenza al momento dell’arrivo. Questa modalità di check-in digitale può fungere da utile supporto alla gestione dei flussi informativi, snellendo parte delle procedure, a patto che venga rispettato il requisito di conformità alla legge.

Tuttavia, è imprescindibile sottolineare che il check-in online non sostituisce in alcun modo l’obbligo della verifica fisica dell’identità. Gli operatori delle strutture dovranno quindi progettare un modello operativo che integri questi sistemi digitali, garantendo che, al contempo, l’identificazione venga eseguita secondo le disposizioni normative. Questo approccio ibrido consentirebbe di mantenere un livello di efficienza nella gestione delle prenotazioni, preservando la sicurezza e la legalità richiesta dalle nuove disposizioni.

La sfida principale per i gestori delle strutture sarà quindi quella di conciliare l’innovazione tecnologica con esigenze di compliance legale. Sarà fondamentale investire nella formazione del personale, affinché sia in grado di utilizzare efficacemente i sistemi digitali per la registrazione iniziale, seguiti da controlli rigorosi in presenza. Ciò richiederà non solo una ristrutturazione organizzativa, ma anche un’attenta gestione delle aspettative degli ospiti, i quali potrebbero mostrarsi scettici riguardo a procedure che risultano più lunghe e complesse rispetto a quelle precedenti.