Come le risorse umane possono aiutare a ricostruire la routine

Mentre la pandemia ha portato molti cambiamenti positivi nel mondo del lavoro, ha anche portato molti dipendenti a perdere il senso della struttura e della routine. Ed Johnson esamina come le risorse umane possono aiutare i team a ricostruire questa base vitale.

In qualità di imprenditore di startup tecnologico che ha costruito un’attività focalizzata sul tutoraggio, ho avuto la fortuna di avere innumerevoli conversazioni con alcuni incredibili professionisti, direttori e manager delle risorse umane, specialisti dell’apprendimento e leader aziendali negli ultimi anni.

Un argomento che emerge ripetutamente è la lotta per riguadagnare un senso di struttura e routine dopo la pandemia. E mentre il lavoro remoto e ibrido potrebbe essere diventato la “nuova normalità”, la verità è che, per molte persone, non hanno ancora ricostruito le routine che una volta hanno ancorato la loro produttività.

Abbiamo visto, attraverso la domanda di tutoraggio, che il numero di persone che cercano supporto negli argomenti correlati alla “gestione del tempo” è salito alle stelle. Prima della pandemia, la gestione del tempo era importante, ma non era una crisi.

Ora, è una delle preoccupazioni più comuni che sento da professionisti di ogni settore. Molte persone stanno lottando per gestire i loro programmi, bilanciare le priorità e trovare la disciplina per rimanere produttivi in ​​un ambiente con meno strutture integrate.

La realtà è che quando il pandemico ha colpito, credo che tutti abbiamo perso qualcosa di essenziale: la routine.

E per quanto doloroso potessimo pensare che fosse-che si tratti di un pendolarismo quotidiano, delle ore di ufficio regolari, delle pause pranzo programmate o delle riunioni di persona-la routine che avevamo dato qualcosa che, con il senno di poi, era estremamente prezioso.

Alcune persone si sono adattate bene, ma molte stanno ancora cercando di ricostruire un modo strutturato di lavorare. Il risultato? Un diffuso calo di focus, efficienza e, in definitiva, produttività.

L’impatto di questa mancanza di struttura è più grave di quanto molti realizzino. Senza routine chiare e responsabilità esterna, le distrazioni si moltiplicano, la motivazione diminuisce e le inefficienze.

Molti dipendenti si sentono sopraffatti e sotto supportati, lottando per navigare con carichi di lavoro senza una chiara guida. Questo non è solo un problema individuale: è organizzativo.

Secondo un rapporto di Asana nel 2024, oltre la metà del tempo dei dipendenti del Regno Unito viene trascorso per “lavoro sul lavoro”-compiti di basso valore come e-mail e riunioni inutili che fanno poco per guidare progressi reali.

I dipendenti hanno riferito di aver trascorso una media di quattro ore settimanali in riunioni che non dovevano accadere. Questo è il doppio dell’importo rispetto al 2019.

Inoltre, il 68% dei dipendenti ha ritenuto che i loro manager mancassero di una chiara comprensione dei loro carichi di lavoro, portando a inefficienze e burnout.

Queste figure dipingono un’immagine netta. Se i dipendenti trascorrono metà del loro tempo per il lavoro non essenziale e i manager non hanno una chiara comprensione di ciò che sta accadendo nei loro team, non sorprende che molte organizzazioni stiano lottando con la produttività.

Allora, qual è la causa principale? Una mancanza di struttura e routine, che ha portato a una concentrazione frammentata, scarsa definizione delle priorità e una cultura del lavoro reattiva piuttosto che proattiva.

Allora, qual è la soluzione? A mio avviso, sta nel reintrodurre la routine, ma non nel modo in cui ci pensavamo. Il vecchio modello di rigidi programmi da nove a cinque non funziona necessariamente in un mondo in cui la flessibilità è valutata più che mai. Invece, abbiamo bisogno di un nuovo approccio che combina la struttura con l’autonomia e la chiave per fare questo lavoro è la responsabilità sociale.

Uno dei maggiori vantaggi del lavoro in ufficio è stata la naturale responsabilità sociale che ha creato. Quando sei circondato da colleghi che si concentrano sul lavoro, è più facile rimanere produttivi.

Come imprenditore, dover avere la disciplina per sedersi, legare e mettersi al lavoro, so che farlo in un ambiente di co-working è, immediatamente più efficace che in un solo ufficio di casa.

C’è un’aspettativa inespressa di essere coinvolti, reattivi e contribuenti. Senza quell’ambiente, è molto più facile cadere in modelli di procrastinazione, distrazione o inefficienza.

Spero che la mia nuova piattaforma Uroutine, progettata per aiutare le persone e i team a ricostruire la struttura, fissare obiettivi chiari e rimanere responsabili l’uno verso l’altro, sfrutterà questa motivazione guidata dalla comunità per incoraggiare la coerenza nelle abitudini di lavoro.

Dare alle persone gli strumenti per creare e attenersi a una routine, piuttosto che micro-gestirli, può guidare risultati significativi.

Dalle innumerevoli conversazioni che ho avuto nelle ultime settimane e mesi, sembra che le organizzazioni oggi abbiano due importanti priorità di produttività:

Aumentare la produzione (crescita della produttività): le organizzazioni hanno bisogno che i dipendenti siano più efficaci con il loro tempo, eliminando lo sforzo sprecato e concentrandosi su lavori ad alto impatto.

Capacità di ridimensionamento (facendo di più con le stesse risorse): le aziende stanno cercando di ottimizzare i processi in modo che possano gestire un aumento dei carichi di lavoro senza semplicemente aggiungere più personale.

Gli strumenti di tracciamento di routine, combinati con forti strategie delle risorse umane per coinvolgere i dipendenti con questi, svolgeranno un ruolo cruciale in entrambe queste priorità.

Se gli specialisti di risorse umane e persone possono aiutare i dipendenti a gestire meglio il proprio tempo, rimanere in pista con le priorità e costruire abitudini ripetibili, dovrebbero vedere rapidamente miglioramenti misurabili delle prestazioni.

Una routine non deve essere rigida, inoltre, deve solo essere intenzionale e, in definitiva, deve lavorare per le persone che è progettata per abbracciare.

La pandemia e le risposte del governo ad essa su scala globale, ci hanno costretto a un esperimento di flessibilità e, sebbene abbia avuto molti benefici, ha anche esposto i rischi di perdere la struttura.

Struttura e routine con cui la maggior parte di noi è cresciuta fin dalla tenera età: tempi di letto fissi, tempi dei pasti e orari scolastici per sostenere la massimizzazione del nostro tempo.

Ora, mentre andiamo avanti, dobbiamo essere intenzionali sulla ricostruzione di ciò che è stato perso, ma in un modo che funziona per il moderno posto di lavoro.

Si è discusso molte discussioni sull’allevamento della produttività da datori di lavoro e dipartimenti governativi. Ma la produttività non riguarda il lavoro più ore; Si tratta di lavorare in modo più intelligente. Ciò richiede routine, struttura e responsabilità.

La domanda non riguarda se la routine è importante: si tratta se siamo disposti a ricostruirlo in un modo che supporta sia la produttività che il benessere.

Le organizzazioni che investono nell’aiutare i propri dipendenti a riguadagnare queste basi saranno quelle che prosperano negli anni a venire.