efficienza e innovazione nella gestione delle Risorse Umane

HCM (Human Capital Management), HRMS (Human Resources Management System), ATS (Applicant Tracking System), LMS (Learning Management System), TMS (Talent Management System), PMS (Performance Management System): l’elenco dei software per la gestione HR è lungo e variegato. Si tratta di soluzioni che, più che semplici strumenti di supporto per la Direzione Risorse Umane e i dipendenti stessi, sono diventati oggi partner strategici che trasformano i dati in decisioni, le routine in efficienza e i team in comunità connesse.

Delle soluzioni sopra citate abbiamo già parlato: concentriamoci, quindi, sugli HRIS (Human Resources Information System), cercando di fornire una panoramica dettagliata sulle funzionalità, i vantaggi, gli step di implementazione e i criteri su cui basarsi per sceglierne uno.

Cos’è un HRIS (Human Resources Information System)

L’HRIS, acronimo di Human Resources Information System, è una piattaforma tecnologica progettata per ottimizzare la gestione delle risorse umane in azienda. Questo sistema integrato consente di raccogliere, archiviare e gestire i dati relativi ai dipendenti, offrendo strumenti avanzati per semplificare i processi amministrativi e strategici e, al contempo, migliorare l’efficienza operativa e prendere decisioni basate su record concreti.

Funzionalità principali dell’Human Resources Information System

Sono diverse le funzionalità che offre un Human Resources Information System nel supportare le aziende nella gestione delle risorse umane. Vediamo, quindi, quali sono le principali caratteristiche che rendono questo strumento di valore.

Gestione delle informazioni dei dipendenti

Come già accennato, una delle funzioni fondamentali di un HRIS è la centralizzazione delle informazioni relative all’intera popolazione aziendale. Questo sistema consente, infatti, contemporaneamente di:

• archiviare dati personali, contratti, certificazioni e documenti fiscali;
• monitorare le presenze, i turni e le assenze;
• gestire i dettagli relativi a stipendi, benefit e performance.

Automazione dei processi HR

Accanto alla centralizzazione delle informazioni c’è, poi, l’automazione di molte delle attività ripetitive che caratterizzano la gestione delle risorse umane. Pensiamo, ad esempio, all’elaborazione delle buste paga, alla gestione delle richieste di ferie e permessi, ma anche all’onboarding dei nuovi assunti.

Reportistica e analisi dei dati

Un’altra caratteristica chiave dell’HRIS è la capacità di generare report dettagliati e analisi approfondite. Si tratta di strumenti chiave che consentono di:

• monitorare KPI come il tasso di turnover, il livello di soddisfazione dei dipendenti e i costi del personale;
• individuare trend e aree di miglioramento;
• supportare decisioni strategiche basate su dati concreti.

Benefici dell’HRIS nella gestione delle risorse umane

Processi HR più snelli, semplificati e dinamici grazie alla centralizzazione dei dati sempre aggiornati, ma anche efficienza operativa e capacità di adattamento in un mercato in continua evoluzione.

Miglioramento dell’efficienza operativa

Soffermandoci sull’efficienza operativa, l’adozione di un Human Resources Information System consente, di fatto, di automatizzare i processi amministrativi e ridurre, di conseguenza, il tempo speso in attività ripetitive e manuali. Inoltre, la gestione centralizzata dei dati, che sempre più sfrutta tecnologie basate su AI e Machine Learning, facilita l’accesso e la condivisione delle informazioni tra i vari dipartimenti, evitando la creazione di silos informativi e colli di bottiglia. Un aspetto, questo, che genera impatti positivi anche sulla comunicazione interna, creando un flusso di lavoro più coerente e senza intoppi.

Criteri di selezione

Cerchiamo di capire ora quali sono i criteri di scelta da seguire quando si seleziona un HRIS, per garantire che, di fatto, il sistema sia adatto alle specifiche esigenze aziendali e non solo.

Valutazione delle esigenze aziendali

Quando si tratta di fare scouting per trovare il sistema più adatto, bisogna assicurarsi che effettivamente la soluzione sia anche in grado di adattarsi alle sfide che l’azienda vuole portare avanti. In altre parole, la scelta non riguarda solo le funzionalità offerte, ma deve essere basata su una serie di criteri che garantiscano che il sistema sia davvero in grado di supportare la crescita e l’evoluzione dell’organizzazione.

Vediamo i principali aspetti chiave da considerare:

1. Scalabilità: Un buon HRIS deve essere in grado di crescere insieme all’azienda. Man mano che l’organizzazione si espande, anche il sistema deve essere in grado di gestire un numero crescente di utenti, dipendenti e funzionalità senza compromettere le prestazioni.
2. Facilità d’uso: L’interfaccia utente di un HRIS è importante che sia semplice e intuitiva. La facilità d’uso è, infatti, cruciale affinché tutti possano trarre il massimo dal software senza necessitare di formazione complessa. Un sistema user-friendly facilita l’adozione da parte di tutti gli utenti e permette di ottenere il massimo dall’investimento fatto.
3. Integrazione: Il sistema non deve funzionare in isolamento. È essenziale che l’HRIS possa integrarsi senza difficoltà con altri strumenti aziendali, come software di contabilità, piattaforme di gestione dei progetti o sistemi di comunicazione interna. L’interoperabilità facilita il flusso di informazioni e riduce il rischio di errori dovuti alla gestione separata dei dati.
4. Sicurezza: La protezione dei dati sensibili dei dipendenti è una priorità assoluta. Un buon HRIS deve offrire robusti strumenti di sicurezza, come la crittografia dei dati, il controllo degli accessi e la conformità alle normative sulla privacy, come il GDPR.

Implementazione di un HRIS

Come per qualsiasi altro applicativo, un’implementazione di successo dipende da una pianificazione attenta e da un coinvolgimento attivo di tutti gli stakeholder: dai responsabili delle risorse umane ai dipendenti, passando per i reparti IT. Un aspetto importante è la formazione del personale che dovrà utilizzare il sistema per garantire, da un lato, l’efficacia dell’adozione e ridurre, dall’altro, la resistenza al cambiamento.

Vantaggi dell’integrazione tra HRIS ed ERP

Un’azienda che integra HRIS ed ERP (Enterprise Resource Planning) elimina la necessità di gestire separatamente i dati finanziari e le informazioni relative ai dipendenti. Un esempio pratico: i dati salariali e le informazioni sulle presenze che sono già presenti nell’HRIS possono essere automaticamente trasferiti nel modulo contabile dell’ERP, semplificando i calcoli per le buste paga e il reporting finanziario.

Inoltre, l’integrazione favorisce la trasparenza e la coordinazione tra i reparti. Le informazioni relative ai dipendenti, anche in questo caso i salari, le ore lavorate e i benefit, sono facilmente accessibili da altre funzioni aziendali, come la contabilità e la gestione dei progetti. Ciò abilita una visione più completa e accurata delle performance aziendali e contribuisce a prendere decisioni più informate.